La Firma Elettronica è un importante pilastro nel processo di digitalizzazione della tua azienda.

Attualmente, quasi tutte le aziende hanno l’esigenza di operare online, di sottoscrivere, talvolta a distanza, accordi o contratti.

Proprio per questo motivo con il passare degli anni la società è diventata sempre più dipendente dai processi digitali.

Se sostituire la maggior parte dei processi cartacei con modelli digitali era inizialmente una necessità per le aziende, ora è diventato un “obbligo”.

Noi di Made Web Solutions, con questo articolo cercheremo di spiegarti, nel modo più chiaro possibile, la differenza tra le varie tipologie di Firme Elettroniche e quando utilizzarle a tuo vantaggio.

Ma prima di addentrarci nei particolari partiamo dalle basi.

Che cos’è la Firma Elettronica e a Cosa Serve

La firma digitale sostituisce la firma autografa attraverso un ampio insieme di autenticazioni appunto elettroniche.

Si tratta di un file che contiene una serie di dati che rappresentano l’identità di una persona.

Questa tipologia di firma costituisce prova di consenso e di approvazione per qualsiasi documento digitale tu abbia bisogno di firmare.

Essa infatti avrà lo stesso valore legale, come se il documento fosse stato firmato per iscritto.

Le firme elettroniche infatti sono vincolanti e vengono riconosciute dalla legge dell’Unione Europea tramite la regolamentazione eIDAS.

Quindi, la Firma Elettronica serve per autenticare un documento, appunto elettronico, e il suo obbiettivo principale è proprio attestare la volontà di chi firma.

Esistono 3 differenti tipi di Firme Elettroniche, le più comuni e riconosciute sono:

1. Firma Elettronica semplice;

2. Firma Elettronica avanzata;

3. Firma Elettronica qualificata o anche conosciuta come firma digitale.

La Firma Elettronica Semplice: Cosa include?

È la Firma che garantisce la sicurezza e l’integrità del documento firmato con un livello base di autenticazione del firmatario.

Pertanto, è adatto solo per determinati contesti e per specifici documenti.

La Firma semplice consente al destinatario di un documento elettronico di identificare formalmente la controparte, facilitando diverse procedure a distanza.

Difatti per i motivi sopra elencati, la Firma Semplice è anche quella che possiede il livello di sicurezza più basso.

Nonostante ciò, ha effetti legali e può essere ammessa come prova in tribunale, sebbene molto probabilmente dovrà essere integrata da altre prove.

Questo principalmente perché la semplice Firma Elettronica non consente di identificare inequivocabilmente l’utente in tutti i casi in cui può essere utilizzata.

Facciamo ora qualche esempio, per capire al meglio quali sono i documenti che possono essere autenticati dalla Firma Semplice.

Quali sono i Documenti che posso Firmare?

1. Documenti come DDT (Documento Di Trasporto);

2. Preventivi;

3. Documenti aziendali interni che richiedono comunque l’approvazione.

Firma Elettronica Avanzata:

Si tratta di una Firma Elettronica generata con determinati strumenti che consentono di provare inequivocabilmente il soggetto firmatario, mediante 3 punti principali che sono:

1. L’identità di chi firma;

2. L’immutabilità del Documento;

3. La tracciabilità della firma stessa.

In questo modo, si garantisce l’uso esclusivo della Firma Elettronica ad una sola persona.

Di conseguenza, siccome certifica non solo l’identità del firmatario ma anche l’assoluta integrità dei dati, offre sicuramente maggiori garanzie legali.

A tal proposito, grazie alla sua maggiore legittimità legale, possiede anche un’elevata validità probatoria in sede di giudizio.

Documenti che puoi Firmare

Grazie alla Firma Elettronica Avanzata avrai la possibilità di firmare documenti come:

1. Contratti di Beni mobili (tutti quei beni che possono essere trasportati senza che venga alterata la loro forma/sostanza e che abbiano un valore economico);

2. Tutta la Documentazione Sanitaria (include tutti quei documenti che vengono prodotti dal personale medico);

3. Contratti bancari/assicurativi.

Firma Elettronica Qualificata o Digitale

Firma Elettronica Qualificata o Digitale é la Firma che può essere utilizzata in qualsiasi contesto per sostituire la firma autografa a cui è giuridicamente equivalente.

Per facilitarne la diffusione e renderne efficiente il suo utilizzo sono state sviluppate particolari modalità di apposizione della Firma Elettronica Qualificata, quali la Firma Remota e la Firma Automatica.

Entrambe le modalità richiedono un dispositivo idoneo e utilizzano un certificato qualificato con pieno valore legale che dimostra sia l’originalità che l’integrità dei documenti firmati.

Esempi di utilizzo per la Firma Elettronica Qualificata

1. Firmare atti di lavoro (contratti di lavoro, liquidazioni e conciliazioni);

2. Approvare contratti di locazione e promesse di vendita di immobili;

3. Stipulare contratti con fornitori e con enti statali;

4. Firmare contratti e documenti finanziari;

5. Gestire tutta la fatturazione elettronica;

6. Firmare documenti bancari, licenze e prescrizioni mediche.

A differenza della Firma Semplice, la Firma Qualificata è la migliore soluzione certificata, per permetterti di firmare qualsiasi documento, sia privato che pubblico.

In definitiva, l’introduzione della Firma Elettronica ha permesso di snellire tutte le procedure legali e amministrative; il che ti consente di risparmiare tempo e di conseguenza essere anche più produttivi.

Noi di Made Web Solutions, speriamo di aver chiarito tutti i tuoi dubbi e le tue domande in merito alla Firma Elettronica.

Ma se ancora non sai come ottenerla, non temere, te ne parleremo nei prossimi articoli.

Per qualsiasi ulteriore informazione o consiglio in merito, non esitare a contattarci.